5 astuces pour réussir sa transformation numérique

La transformation numérique guette toutes les entreprises, jusqu’aux plus classiques. À 22 ans, Chloe Watmore a repris l’entreprise de ses parents, Thermotex Engineering, implantée au Royaume-Uni. Comme beaucoup d’autres sociétés du secteur industriel, Thermotex était technophobe et dépendante de processus obsolètes. Sa jeune dirigeante livre les cinq astuces qui lui ont permis de passer à la vitesse supérieure.

Beaucoup de jeunes diplômés entrent directement dans le monde du travail en débutant sur un poste qui leur permet de se faire les dents. Certains effectuent des stages sur le terrain, d’autres des apprentissages pour étudier les clés du métier. Et puis, il y a Chloe Watmore qui, à 22 ans, a pris les rênes de l’entreprise de ses parents.

Implantée au Royaume-Uni, Thermotex Engineering conçoit des solutions de traçage thermique et d’isolation sur mesure. Jusqu’alors, les Watmore avaient maintenu Thermotex en activité à l’aide d’une petite équipe d’employés. C’est presque malgré eux qu’ils ont réussi à tenir : l’entreprise travaillait quasiment exclusivement sur papier et était destinée à stagner faute de modernisation de ses processus. En somme, tout dépendait d’une poignée de personnes qui, certes connaissaient bien leur métier, mais ne savaient ni comment partager, ni comment traiter l’information.

Malgré ces difficultés, et peut-être grâce à elles, Chloe Watmore a décidé qu’il était nécessaire de prendre les choses en main. Elle savait que Thermotex n’échapperait pas à la transition numérique de ses procédés de fabrication.

Aujourd’hui âgée de 26 ans, la directrice générale de Thermotex est à la tête d’une entreprise qui traverse une phase de croissance et d’augmentation de ses recettes sans précédent. Alors qu’elle s’apprête à retourner à l’université pour un MBA, Chloe Watmore nous livre les leçons qu’elle a tirées du développement de l’entreprise, les limites qu’elle a dû franchir, et les secteurs d’activités qui sont venus alimenter la croissance et l’évolution de demain.

1. Le changement commence en haut de l’échelle

Chloe Watmore raconte que la difficulté majeure du passage au numérique était de « présenter des arguments irréfutables et de convaincre le conseil d’administration que le fait de numériser nos données et nos processus porterait ses fruits, que ce serait un moyen sûr et fiable de traiter les données et que nous en tirerions un retour sur investissement ».

Ensuite, il a fallu se confronter aux pratiques de travail dépassées. Lorsqu’elle a commencé chez Thermotex, c’était un peu comme un retour dans le temps : « J’avais l’impression que l’exécution de tâches commerciales quotidiennes était très manuelle et que chacun avait ses propres méthodes. »

C’est ce qui l’a conduite à instaurer des pratiques homogènes au sein de son équipe. Et d’ajouter : « Il a fallu s’imposer dans les tâches de management et de gestion dès le départ pour bichonner, défendre et finalement financer le projet. Le chemin qui mène au numérique peut être long et sinueux, mais le jeu en vaut la chandelle. »

De plus, les cadres, les directeurs, ainsi que tous les chefs, sont là pour promouvoir et véhiculer la culture du changement et de la modernisation.

2. Encourager son équipe et lui donner la possibilité d’évoluer

D’après Chloe Watmore, les changements de processus représentent parfois un obstacle ou une menace pour les membres d’équipe. Elle a eu besoin de « convaincre les membres de l’équipe que la technologie les aiderait dans leur travail, d’écouter leurs préoccupations, de s’assurer qu’ils auraient le soutien nécessaire pour apprendre à utiliser le logiciel et de garantir qu’ils seraient prêts à s’adapter en cours de route ». Les formations étaient au cœur de sa stratégie pour s’assurer d’inclure l’ensemble de l’équipe.

« Les nouveaux logiciels peuvent être compliqués et ralentir les gens, et donc donner l’impression aux employés d’être un frein à la réalisation de leur travail. Parlez à toute votre équipe. Rassurez-les, et prévoyez du temps pour leur permettre de s’habituer aux nouvelles méthodes de travail. Si le stress n’est pas de la partie, ils seront plus disposés à adopter le changement, à se familiariser avec la nouveauté, et même à en reconnaître les avantages », ajoute-t-elle.

3. Contourner son obstacle majeur en innovant

Pour Thermotex, l’obstacle majeur à l’innovation était le traitement et le suivi des commandes, tâche qui, jusqu’à l’arrivée de Chloe Watmore, s’exécutait manuellement avec des feuilles de suivi sous format papier.

Cette dernière explique : « Le partage manuel des informations avec les nouveaux membres de l’équipe était d’une inefficacité extrême. Il nous fallait une source centrale de données mise à jour et accessible à tous ceux qui en avaient besoin pour travailler plus intelligemment, plus rapidement, et plus efficacement. »

Et elle savait de quoi elle avait besoin en matière de logiciel : des interfaces conviviales, des prix abordables, des options personnalisables et une compatibilité avec l’infrastructure existante. Afin de renforcer la crédibilité de Thermotex dans les secteurs réglementés dans lesquels l’entreprise était déjà implantée, tels que le pétrole, le gaz, le nucléaire et le BTP, le système allait devoir être puissant. La solution : Fusion Lifecycle d’Autodesk.

« Le logiciel Fusion Lifecycle a été la pierre angulaire de toute l’opération, avance la directrice générale. Après avoir unifié ses systèmes de gestion dans Fusion Lifecycle, Thermotex a obtenu les derniers agréments d’un trio de normes ISO pour de précieux systèmes de gestion. À l’aide de sa conception progressive, nous disposons d’un outil intuitif de contrôle pour la gestion et le suivi de nos processus. »

« Avec ces agréments, nous affirmons nos compétences et notre crédibilité, et sommes désormais invités à prendre part à des contrats internationaux importants et prestigieux. Notre niveau de contrôle et de sécurité a bâti notre réputation auprès de nos clients spécialistes de certains secteurs réglementés, tout en nous aidant à rester conformes et en nous donnant un équilibre solide, propice à notre développement. »

4. Adopter un esprit ouvert aux diverses orientations possibles

Depuis qu’elle a rejoint Thermotex en 2013, la jeune directrice a trouvé de nouveaux secteurs d’activité pour l’entreprise. Elle a par exemple lancé une nouvelle division, Fortivus, afin de modéliser les pièces thermiques particulièrement complexes et d’offrir des services de conseil en ingénierie.

« Nous cherchons et conceptualisons des solutions que nous amenons parfois jusqu’au stade de prototypes puis de créations. Chez Fortivus, nous aidons les PME à tirer parti de nos trouvailles maison pour accélérer les tâches d’ingénierie et réaliser les commandes plus rapidement. »

En outre, c’est une facette particulière du travail de Fortivus, car elle aborde des problèmes auxquels Chloe Watmore a été confrontée au sein de Thermotex. Et d’ajouter : « Les PME font souvent face à un manque de ressources, en particulier de temps, et nous voulons les aider à être compétitives et à se développer. Ayant nous-mêmes lutté contre ce problème pendant des années au sein de Thermotex, c’est aujourd’hui un véritable privilège que d’aider d’autres PME dans leurs démarches. »

5. Ne pas réfléchir trop longtemps

Pour Chloe Watmore, il ne faut pas avoir peur de se lancer si quelque chose nous gêne et que les coûts liés au problème s’accumulent : « Si vous avez trouvé une solution qui vous convient, pas de temps à perdre, car il n’y a jamais de bon ou de mauvais moment. Alors, pourquoi pas maintenant ? »

En outre, c’est pour elle un outil censé nous aider à tirer parti de nos efforts et à travailler plus intelligemment, plutôt que plus durement. « Finalement, ne rendez pas les choses plus compliquées ou plus interminables qu’elles ne doivent l’être. »

Pour conclure, elle nous rappelle qu’il est essentiel de s’arrêter pour apprécier les progrès réalisés par son entreprise : « Arrêtez-vous régulièrement, et prenez un peu de hauteur pour admirer ce que vous avez accompli. »